Inhoudsopgave
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een schriftelijke betalingsherinnering die je verstuurt naar een debiteur die een factuur niet op tijd heeft betaald. Het is een belangrijk middel om ervoor te zorgen dat openstaande rekeningen alsnog worden voldaan. Vaak is een aanmaning de laatste stap voordat er juridische maatregelen worden genomen, zoals het inschakelen van een incassobureau.
Bij Credifin versturen wij dagelijks aanmaningen namens bedrijven die te maken hebben met niet-betalende klanten. Een goede aanmaning bevat altijd:
- Een duidelijke omschrijving van de openstaande schuld
- De oorspronkelijke factuurdatum en vervaldatum
- Een nieuwe betalingstermijn
- De mogelijke gevolgen bij uitblijvende betaling, zoals extra kosten of gerechtelijke stappen
Wij zorgen ervoor dat de toon zakelijk en helder is, zonder de klantrelatie onnodig onder druk te zetten. Door op tijd en op de juiste manier een aanmaning te versturen, vergroot je de kans op een snelle betaling en voorkom je verdere stappen.
Waarom is een aanmaning belangrijk?
Het versturen van een aanmaning is een cruciale stap in het debiteurenbeheer. Bij Credifin helpen we bedrijven dagelijks om openstaande facturen betaald te krijgen. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom een aanmaning onmisbaar is:
- Betaling afdwingen
Het hoofddoel van een aanmaning is om een debiteur te herinneren aan zijn betalingsverplichting en de betaling zonder verdere juridische stappen af te dwingen. Een tijdige en duidelijke aanmaning vergroot de kans op een snelle betaling. - Juridische vastlegging
Een aanmaning vormt een schriftelijk bewijs dat jij hebt geprobeerd de betaling te innen. Mocht het tot een juridische procedure komen, dan kun je aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om de factuur betaald te krijgen. - Verhoging van de urgentie
Een formele aanmaning laat de debiteur weten dat de situatie serieus is en dat er geen ruimte meer is voor uitstel. Dit zet extra druk en kan ervoor zorgen dat de betaling sneller wordt voldaan. - Bescherming van je cashflow
Door structureel aanmaningen te versturen, zorg je ervoor dat facturen sneller betaald worden. Dit heeft een directe invloed op je cashflow en voorkomt financiële problemen binnen je onderneming. Een gezonde cashflow is essentieel voor de continuïteit van je bedrijf.
Blijft betaling uit na een aanmaning? Dan kunnen wij de volgende stappen zetten om het openstaande bedrag alsnog te innen. Neem contact met ons op en wij helpen je om een gerechtelijke procedure te starten.
Wanneer moet je een aanmaning versturen?
Het juiste moment om een aanmaning te versturen, hangt af van de branche en de gemaakte betalingsafspraken. Over het algemeen adviseren wij om een aanmaning te versturen zodra een factuur 7 tot 14 dagen na de vervaldatum nog openstaat. Dit geeft de debiteur voldoende tijd om alsnog te betalen, terwijl jij op tijd actie onderneemt om verdere betalingsachterstanden te voorkomen.
Meestal begint het proces met een vriendelijke betalingsherinnering. Blijft betaling daarna uit? Dan volgt een formele aanmaning met duidelijke stappen en een strikte deadline. Als ook hier geen reactie op komt, kunnen wij direct verdere incassomaatregelen treffen om de betaling alsnog af te dwingen.
Wettelijke eisen voor een aanmaning
Wanneer je een aanmaning verstuurt aan een particuliere klant, moet deze voldoen aan specifieke wettelijke eisen. Dit voorkomt juridische problemen en vergroot de kans op betaling. Een correcte aanmaning voor particuliere klanten moet in ieder geval bevatten:
✅ Het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag
✅ Geen administratiekosten of extra kosten bovenop het verschuldigde bedrag
✅ Een redelijke betalingstermijn, meestal minimaal 14 dagen
✅ Een duidelijke uitleg van de gevolgen bij niet-betaling, zoals incassokosten en verdere juridische stappen
Voor zakelijke klanten gelden deze strikte eisen niet, maar het is wel gebruikelijk om een eerste aanmaning te versturen voordat je verdere stappen onderneemt. Dit laat zien dat je professioneel handelt en geeft de debiteur de kans om alsnog te betalen.
Wil je zeker weten dat jouw aanmaning juridisch correct is en effectief wordt opgevolgd? Wij regelen het voor je. Neem contact met ons op en voorkom onnodige vertragingen.
Stappenplan voor een effectieve aanmaning
Een effectieve aanmaning vraagt om zorgvuldige planning. Volg deze stappen om je aanmaning succesvol te maken:
- Controleer factuur en betalingsvoorwaarden: Verzeker je ervan dat alle gegevens kloppen.
- Kies het juiste moment: Verstuur de aanmaning direct na het verstrijken van de betalingstermijn.
- Professionele toon: Houd je communicatie zakelijk en duidelijk, maar vermijd agressiviteit.
- Stel een duidelijke deadline: Geef de debiteur een concrete betalingstermijn, bijvoorbeeld 7 dagen.
- Gevolgen vermelden: Benoem de vervolgstappen bij niet-betaling, zoals incasso of juridische procedures.
- Juiste verzending: Verstuur de aanmaning per e-mail en post, of kies voor een aangetekende e-mail
Frequentie van aanmaningen
Er zijn geen strikte regels voor het aantal aanmaningen dat je moet versturen. In de meeste gevallen zijn één tot twee aanmaningen voldoende voordat verdere stappen worden ondernomen. Te veel aanmaningen kunnen onprofessioneel overkomen en de klantrelatie schaden.
Wat wél effectief is, is om naast de schriftelijke aanmaning ook telefonisch contact op te nemen. Dit kan helpen om de reden van niet-betaling te achterhalen en direct tot een oplossing te komen.
Verjaringstermijn en stuiten
Let op: een vordering heeft een verjaringstermijn. Dit betekent dat je niet onbeperkt tijd hebt om een schuld te innen.
- Algemene verjaringstermijn: 20 jaar
- Kortere termijnen: Voor sommige vorderingen, zoals leningen en kredieten, geldt een verjaringstermijn van 5 jaar
De verjaringstermijn begint te lopen vanaf het moment dat de vordering opeisbaar is. Om te voorkomen dat een schuld verjaart, kun je als schuldeiser de verjaring stuiten. Dit kan door een aanmaning te versturen of door op een andere manier schriftelijk aan te tonen dat je betaling blijft opeisen.
Wil je zeker weten dat je aanmaningen op tijd en op de juiste manier verstuurd worden? Neem contact op en voorkom dat vorderingen verloren gaan.
Aanmaningskosten en wettelijke rente
Wanneer een factuur niet op tijd wordt betaald, kun je in Nederland zowel incassokosten als wettelijke rente in rekening brengen.
🔹 Incassokosten
Deze worden berekend als een percentage van het openstaande bedrag, met een minimum van €40. Dit is wettelijk vastgesteld en mag niet zomaar worden verhoogd.
🔹 Wettelijke rente
De rente verschilt afhankelijk van het type debiteur:
- Handelstransacties (B2B): Hier geldt een hogere wettelijke rente.
- Particuliere klanten: Een lagere wettelijke rente is van toepassing.
Om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk om in je aanmaning duidelijk te vermelden dat er wettelijke rente en incassokosten in rekening worden gebracht bij uitblijvende betaling. Dit verhoogt de druk en vergroot de kans op een snelle betaling.
Aanmaning voorbeeld
Benieuwd hoe onze goede aanmaning eruit ziet?
Download voorbeeld aanmaning hier:
Aanmaningen in specifieke sectoren: verschillen en aandachtspunten
Als incassobureau zien we dagelijks hoe betalingsachterstanden ontstaan en hoe belangrijk het is om tijdig in te grijpen. Niet elke sector is hetzelfde als het gaat om openstaande facturen. Binnen bepaalde branches gelden strengere betalingsvoorwaarden of specifieke verwachtingen ten aanzien van aanmaningen en incassoprocedures. Hieronder lichten we een aantal sectoren uit en geven we advies over hoe je het beste een aanmaning kunt versturen.
Bouw- en installatiebranche: duidelijke afspraken zijn essentieel
In de bouw- en installatiebranche gaan vaak grote bedragen om, en betalingstermijnen kunnen langer zijn dan in andere sectoren. Toch betekent dit niet dat betalingen zomaar uitgesteld mogen worden. Een heldere overeenkomst over betalingstermijnen is cruciaal. Als een factuur niet op tijd wordt voldaan, versturen wij een aanmaning waarin we direct verwijzen naar de gemaakte afspraken. Dit voorkomt onnodige discussies en versnelt de betaling. Bekijk hier hoe wij incasso’s in de bouwsector aanpakken.
Detailhandel: zakelijke klanten kunnen betalingsrisico’s vormen
In de detailhandel wordt meestal vooraf betaald, maar bij grotere bestellingen of zakelijke klanten worden facturen vaak pas achteraf voldaan. Wanneer een zakelijke klant niet betaalt, is snel handelen belangrijk. Wij versturen een eerste herinnering, gevolgd door een officiële aanmaning als betaling uitblijft.
Zorgsector: rekening houden met regelgeving
De zorgsector kent specifieke wet- en regelgeving rondom aanmaningen en betalingsherinneringen. Zorgverleners moeten voldoen aan wettelijke kaders, maar tegelijkertijd is het belangrijk dat facturen tijdig worden betaald. Wij hanteren een zorgvuldig incassoproces dat rekening houdt met de gevoeligheid van deze sector en de geldende regels.
Aanmaning buitenland
Als je klanten hebt in Engeland, Duitsland en Frankrijk, dan zou het handig zijn als je de aanmaning per e-mail kunt sturen, en nog beter, per aangetekende e-mail. Op die manier kun je deze aanpassen aan de taal van de ontvanger.
Dus, wanneer je een aanmaning Engels opstelt, is het ‘payment reminder‘. Voor aanmaning Duits schrijf je ‘Mahnung‘. En voor je Franse debiteuren maak je een aanmaning Frans, bekend als ‘relance’.
Gevolgen van geen aanmaning versturen
Het niet versturen van een aanmaning kan leiden tot langdurige betalingsachterstanden of zelfs oninbare vorderingen. In een gerechtelijke procedure kan een rechter bovendien bepalen dat er onvoldoende inspanning is geleverd om betaling te verkrijgen, waardoor incassokosten mogelijk niet worden vergoed. Door tijdig een aanmaning te versturen, vergroot je de kans op betaling en voorkom je verdere problemen.
Incassokosten bij particulieren: voldoe aan de wet
Bij particuliere klanten mogen incassokosten in rekening worden gebracht na de laatste aanmaning, maar alleen als dit gebeurt volgens de regels van de Wet Incassokosten (WIK) en als er een WIK brief verzonden is. Wij zorgen ervoor dat incassokosten correct worden berekend en verwerkt, zodat je juridisch sterk staat.
Wil je weten hoe wij kunnen helpen bij openstaande facturen na de laatste aanmaning? Neem contact met ons op en laat ons het incassotraject uit handen nemen.
Maak kennis met onze incasso specialisten
Al sinds 2005 staat Credifin garant voor topkwaliteit incassodiensten en het voorzien van informatie over aanmaning.
Heb je vragen of wil je meer weten? Bel : 020-3452675
Waarom kiezen voor Credifin bij het versturen van een aanmaning?
Vergunning en betrouwbaarheid : Credifin Nederland B.V. beschikt over een officiële vergunning van de overheid, zoals geregistreerd in het Incassoregister van Justis. Dit garandeert dat wij voldoen aan de strengste eisen voor kwaliteit en transparantie. Je kunt erop vertrouwen dat wij jouw debiteuren op een professionele en juridisch correcte manier benaderen, ook bij het versturen van een aanmaning.
Maatwerk voor iedere aanmaning : Elke vordering is anders, en dat geldt ook voor de toon en inhoud van een aanmaning. Wij zorgen ervoor dat elke aanmaning precies aansluit bij jouw situatie, met een aanpak die past bij zowel particuliere als zakelijke debiteuren.
Zeer efficiënt incassotraject : Onze geautomatiseerde processen, waaronder een belrobot en slimme betaalopties zoals QR-codes en betaallinks in aanmaningen, maken het eenvoudig voor debiteuren om snel en veilig te betalen. Dit verhoogt de kans op tijdige betalingen aanzienlijk.
Automatische aanlevering via API : Voor klanten met meerdere facturen bieden we een naadloze API-koppeling. Hierdoor kun je eenvoudig en snel aanmaningen laten versturen, zonder handmatige handelingen.
Altijd inzicht in de voortgang : Met ons online platform kun je de status van verstuurde aanmaningen in realtime volgen. Je ziet precies welke debiteuren betaald hebben en welke aanmaningen mogelijk opvolging nodig hebben.
No cure, no pay : Wij geloven in onze aanpak. Als een aanmaning niet leidt tot betaling, betaal je ook niets. Dit geeft jou de zekerheid dat wij ons volledig inzetten om jouw vordering succesvol te innen.
Ervaren team van specialisten : Met meer dan 18 jaar ervaring in het innen van vorderingen, weten wij precies hoe we effectieve aanmaningen opstellen en versturen. Onze expertise zorgt ervoor dat jouw debiteuren tijdig worden aangespoord om te betalen, zonder onnodige escalatie.
Uitstekend slagingspercentage : Ons slagingspercentage van 94% bewijst dat onze aanpak werkt, ook bij het versturen van een aanmaning. Dankzij onze doeltreffende methoden wordt het merendeel van de vorderingen snel geïncasseerd.
Ervaringen van onze klanten
Klantbeoordelingen, zie wat onze klanten zeggen:
“Wij zitten met ons bedrijf in de fashion en willen onze focus houden op de core business. Daarom het is heel prettig om Credifin als vangnet te hebben! Zij ontzorgen ons en dankzij hen ontvangen we bijna altijd alle betalingen.” Bibian Hoyng, State-of-Brands
“Het Orthocenter met ruim 45 vestigingen is van mening dat incassobureau Credifin een goede partner is en een uitstekende dienstverlening geeft op gebied van No Cure No Pay incasso. Waardering is er voor de menselijke manier van incasseren.” Bas Molenaar, Orthocenter
“Zeer positief, goede communicatie, systeem is gebruikersvriendelijk zodat je snel de status van een dossier kunt inzien.” Eltje de Graaf, Mea Fysio“
Laatste redmiddel: No Cure, No Pay
Als betaling uitblijft, kunt u gebruik maken van onze No Cure, No Pay-incasso. Hierbij nemen wij de incasso voor u uit handen en zorgen wij ervoor dat de aanmaningskosten en wettelijke rente correct worden berekend en in rekening gebracht.
Tip: Laat ons de laatste aanmaning versturen, zodat u zeker weet dat deze aan alle wettelijke eisen voldoet.
Meer weten?
Heb je nog vragen over Aanmaning?
