Inhoudsopgave
Betalingsherinnering: alles wat je moet weten
Betalingsherinneringen: wie kent ze niet? Dat subtiele duwtje in de rug om een vergeten factuur te voldoen. Hier ontdek je de kunst van effectieve betalingsherinneringen, zodat je jouw debiteuren op een vriendelijke manier aanspoort en openstaande bedragen soepel incasseert. Lees verder en leer hoe je betalingen van onbetaalde factuur(en) binnen binnenkrijgt zonder de klantrelatie te schaden!
Wat is een betalingsherinnering?
Definitie: Een betalingsherinnering is een schriftelijke mededeling aan een klant of debiteur die een openstaande factuur nog niet heeft betaald. Het doel van de betalingsherinnering is om de debiteur eraan te herinneren dat de betalingstermijn is verstreken en dat de betaling nog openstaat.
Als de betalingstermijn op de oorspronkelijke factuur is verstreken zonder dat je de betaling hebt ontvangen, kun je een herinneringsfactuur versturen. Het is gebruikelijk om eerst een betalingsherinnering te sturen, gevolgd door een aanmaning, waarbij je telkens een nieuwe betalingstermijn vermeldt.
- Tip: Je kunt een laatste betalingsherinnering of wel laatste herinneringsbrief per post, e-mail of SMS versturen.
Wettelijke eisen aan de betalingsherinnering
Voordat je begint met het versturen van betalingsherinneringen, is het essentieel om de juridische kaders te begrijpen. Een betalingsherinnering is namelijk niet alleen een vriendelijke herinnering aan een klant dat een factuur nog openstaat; het heeft ook juridische implicaties. Het niet naleven van de wettelijke eisen kan leiden tot complicaties, waaronder vertraging in betalingen of zelfs juridische geschillen
Betalingsherinneringen en aanmaningen: wat zijn de regels?
Zakelijke klanten
Voor het versturen van een betalingsherinnering of aanmaning aan zakelijke klanten gelden geen specifieke wettelijke eisen. Je kunt dus zelf bepalen hoe en wanneer je een herinnering verstuurt.
Particuliere klanten (Consumenten)
Wanneer je te maken hebt met particuliere klanten, zijn er wel wettelijke regels van toepassing. Je bent verplicht om eerst een zogeheten 14-dagen WIK-brief te sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. In deze brief moet duidelijk vermeld worden dat de klant nog 14 dagen de tijd heeft om te betalen zonder extra kosten. Na deze termijn kunnen incassokosten worden toegevoegd.
Hoe ga je te werk bij achterstallige facturen
Het beheren van achterstallige facturen kan een uitdaging zijn. Het is belangrijk om een duidelijk proces te hebben om ervoor te zorgen dat je op tijd betaald wordt. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding voor het omgaan met achterstallige facturen.
Stap 1: Het versturen van een betalingsherinnering
Wanneer de wettelijke betalingstermijn van een openstaande factuur is verstreken, is de eerste stap het versturen van een betalingsherinnering. Deze herinnering moet de originele factuur als bijlage bevatten.
Het is niet ongebruikelijk dat facturen soms vergeten worden of verloren gaan, dus een herinnering kan helpen om de klant te wijzen op de openstaande vordering. Het is raadzaam om een korte termijn van maximaal 5 dagen te vermelden voor de betaling.
- Tip: Als je geen reactie krijgt op de betalingsherinnering, kan het nuttig zijn om de klant telefonisch te benaderen. Dit kan voorkomen dat de klant verrast wordt door een incasso omdat e-mails, brieven of SMS’jes niet zijn gelezen.
Stap 2: Het versturen van een aanmaning
Als de betaling na de termijn van de betalingsherinnering van 5 dagen nog niet is ontvangen, is het tijd om een laatste aanmaning te sturen.
Voor zakelijke debiteuren, vermeld in de laatste aanmaning dat je de betaling nog niet hebt ontvangen ondanks de eerdere betalingsherinnering. De toon kan iets dwingender zijn, maar blijf vriendelijk. Vermeld ook een korte termijn van maximaal 3 dagen voor de betaling.
Voor consumenten moet de laatste aanmaning aan verschillende eisen voldoen, waaronder een termijn van 14 dagen en het expliciet vermelden van de hoogte van de incassokosten. Als deze eisen niet worden nageleefd, kan de rechtsgeldigheid van de laatste aanmaning in het geding komen en kunnen de incassokosten bij een eventuele gang naar de rechter worden afgewezen.
- Tip: Overweeg om ons je laatste aanmaning te laten versturen. Wij zorgen ervoor dat de aanmaning voldoet aan alle wettelijke eisen en versturen deze op korte termijn. Ons logo en onze gegevens kunnen de klant het nodige zetje geven om te betalen.
Stap 3: Wat te doen als de betaling uitblijft?
Soms gebeurt het dat betalingsherinneringen, hoe goed ze ook zijn opgesteld, niet het gewenste resultaat opleveren. Klanten reageren niet, of blijven weigeren om te betalen. In dergelijke gevallen is het belangrijk om te weten welke vervolgstappen je kunt nemen om alsnog betaling te verkrijgen.
Wanneer schakel je een Incassobureau In?
Als de betaling nog steeds uitblijft, is het tijd om actie te ondernemen. Overweeg om je openstaande vordering over te dragen aan ons incassobureau. Wij zullen de factuur voor je innen op basis van No Cure, No Pay incasso. We berekenen automatisch de incassokosten en wettelijke rente, die we bij jouw klant in rekening brengen.
Redenen om een incassobureau in te schakelen:
- Herinneringen blijven onbeantwoord: Als de klant na meerdere herinneringen nog steeds niet heeft betaald, kan een incassobureau helpen om de betaling alsnog te verkrijgen.
- De klant weigert te betalen: In sommige gevallen weigert de klant simpelweg te betalen, ondanks herhaalde herinneringen. Een incassobureau kan de situatie op een formele manier aanpakken en juridische stappen ondernemen indien nodig.
- Bescherming van jouw reputatie: Door een incassobureau in te schakelen, kun je de situatie uit handen geven en voorkomen dat je zelf betrokken raakt bij een langdurig en emotioneel beladen geschil met de klant.
Bij Credifin zijn we gespecialiseerd in het ondersteunen van bedrijven bij het innen van achterstallige betalingen. Ons incassotraject is ontworpen om snel en effectief te zijn, terwijl we tegelijkertijd proberen de klantrelatie zoveel mogelijk intact te houden.
Incassokosten en het juridisch traject
Wanneer je een incassobureau inschakelt, zijn er wettelijke regels omtrent de kosten die je aan de klant kunt doorberekenen. Zoals eerder besproken, stelt de Wet Incasso Kosten (WIK) duidelijke grenzen aan de incassokosten die je in rekening mag brengen. Deze kosten worden berekend op basis van een percentage van het openstaande bedrag, met een minimum van €40.
Als de klant na inschakeling van een incassobureau nog steeds niet betaalt, kan het nodig zijn om juridische stappen te ondernemen. Dit kan variëren van het starten van een gerechtelijke procedure tot het aanvragen van een faillissement van de klant. In dit stadium is het belangrijk om een goed juridisch advies in te winnen, zodat je weet welke opties je hebt en wat de kans op succes is.
Betalingsherinnering voorbeeld downloaden
Hoe stuur je een goede betalingsherinnering? Hieronder vindt je een prima voorbeeld informele betalingsherinnering,
deze kun je downloaden, zodat je die aan je klanten kunt versturen?
Zet minimaal de volgende zaken erin:
• Factuurreferentie / ordernummer
• Factuurnummer / factuurdatum
• Nieuw betaaltermijn
Download hieronder voorbeeldbrief betalingsherinnering voor jouw klant of gebruik de onderstaande tool om een betalingsherinnering te maken:
Het belang van betalingsherinneringen
Goede betalingsherinneringen zijn cruciaal voor het succes van een bedrijf. Ze dragen bij aan een aantal belangrijke aspecten:
Voorkomen van incassokosten : Het versturen van betalingsherinneringen kan helpen om incassokosten bij je debiteur te voorkomen. Wanneer debiteuren tijdig worden herinnerd aan openstaande facturen, is de kans groter dat zij alsnog betalen.
Betere cashflow : Een snelle betaling van openstaande facturen zorgt voor een betere cashflow. Dit is essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf, omdat het zorgt voor voldoende werkkapitaal om aan lopende verplichtingen te voldoen en verdere groei te realiseren.
Klantrelatie behouden : Betalingsherinneringen zijn een manier om op een vriendelijke en professionele manier met debiteuren te communiceren over openstaande betalingen. Dit helpt om de relatie met de debiteur goed te houden, zelfs als er sprake is van late betalingen.
Hoe maak je een goede betalingsherinnering?
Een effectieve betalingsherinnering bevat enkele belangrijke elementen:
Duidelijk en vriendelijk : Schrijf een betalingsherinnering in een duidelijke en vriendelijke toon. Het is belangrijk om beleefd te blijven en niet beschuldigend over te komen. Hierdoor zal de klant eerder geneigd zijn om de betaling alsnog te voldoen.
Vermeld betalingsgegevens : Zorg ervoor dat de betalingsgegevens, zoals het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum, duidelijk vermeld staan in de betalingsherinnering. Dit maakt het voor de klant eenvoudiger om de betaling te voldoen.
Geef een betalingstermijn: Bied je debiteur een nieuwe betalingstermijn aan, bijvoorbeeld 5 of 7 dagen. Dit geeft de debiteur de tijd om alsnog te betalen zonder verdere gevolgen.
Bied een gemakkelijke manier om te betalen: Vermeld duidelijk hoe de debiteur de herinneringsfactuur kan betalen, bijvoorbeeld door middel van een online betaaloplossing zoals Adyen of Multisafepay of door te betalen bij een bank. Voeg, indien mogelijk, een betaallink toe zodat de ontvanger direct online kan betalen.
Aanbieden van betalingsregeling: In sommige gevallen kan het aanbieden van een betalingsregeling een goede optie zijn. Dit kan helpen om je debiteur tegemoet te komen en alsnog de betaling te ontvangen.
De psychologie van betalingsherinneringen – hoe motiveer je snelle betalingen?
Naast de juridische en praktische aspecten van betalingsherinneringen, speelt psychologie een belangrijke rol in het verkrijgen van tijdige betalingen. Hoe kun je ervoor zorgen dat klanten je betalingsherinnering niet naast zich neerleggen en daadwerkelijk tot actie overgaan?
Psychologische triggers voor snellere betalingen
Onderzoek heeft aangetoond dat bepaalde psychologische principes kunnen helpen om klanten sneller te laten betalen. Door deze principes toe te passen in je betalingsherinneringen, kun je de kans vergroten dat de klant de betaling onmiddellijk regelt. Enkele effectieve psychologische triggers zijn:
- Schaarste en urgentie: Door een duidelijke deadline te geven, zoals “betaal binnen 14 dagen”, creëer je een gevoel van urgentie. Mensen zijn geneigd sneller te handelen als ze het gevoel hebben dat ze onder tijdsdruk staan.
- Consistentie: Als je klant eerder heeft aangegeven dat ze akkoord gaan met de voorwaarden van de factuur, herinner hen dan aan deze eerdere afspraak. Mensen willen graag consistent zijn met hun eerdere uitspraken en handelen.
- Wederkerigheid: Als je in je herinnering aangeeft dat je de klant een bepaalde service of coulance hebt verleend, voelen zij zich vaak verplicht om te reageren met een wederdienst, zoals het tijdig betalen van hun factuur.
- Sociale bewijskracht: Als je kunt laten zien dat andere klanten tijdig betalen en tevreden zijn over je dienstverlening, kan dit een positief effect hebben op de betalingsbereidheid van je klant.
Hoe empathie kan helpen bij het versturen van betalingsherinneringen
Hoewel een betalingsherinnering vaak wordt gezien als een puur zakelijke correspondentie, kan empathie een krachtig hulpmiddel zijn om betalingen te versnellen. Door in je communicatie te laten zien dat je begrip hebt voor mogelijke moeilijkheden van de klant, zoals tijdelijke financiële problemen, toon je dat je meedenkt en flexibel bent. Dit kan de klant motiveren om sneller te betalen omdat ze zich gerespecteerd en gehoord voelen.
Automatisering van betalingsherinneringen – efficiëntie en nauwkeurigheid
Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven is het efficiënt beheren van hun debiteuren. Het handmatig versturen van betalingsherinneringen kan tijdrovend en foutgevoelig zijn, vooral wanneer je te maken hebt met meerdere klanten en facturen. Automatisering biedt hier een oplossing: met behulp van de juiste software kun je betalingsherinneringen automatisch versturen op vaste momenten, zonder dat je zelf telkens in actie hoeft te komen.
Waarom automatisering de toekomst is van betalingsherinneringen
Automatisering bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je betalingsherinneringen op het juiste moment worden verstuurd. Dit kan de kans vergroten dat facturen tijdig worden betaald, simpelweg omdat je klanten consequent herinnerd worden aan hun openstaande betalingen.
Enkele voordelen van automatisering zijn:
- Tijdwinst: Het handmatig opstellen en versturen van herinneringen is tijdrovend. Automatisering zorgt ervoor dat dit proces zonder jouw tussenkomst verloopt.
- Nauwkeurigheid: Automatische systemen verminderen het risico op menselijke fouten, zoals het verkeerd invoeren van bedragen of het per ongeluk overslaan van een klant.
- Consistentie: Met automatisering kun je ervoor zorgen dat herinneringen altijd op een vast moment worden verstuurd, wat consistentie bevordert en zorgt voor een professionele indruk.
Bij Credifin maken we gebruik van geavanceerde software om onze klanten te helpen bij het automatiseren van hun betalingsherinneringen. Deze software kan worden geïntegreerd met jouw bestaande boekhoudsysteem, zodat de herinneringen automatisch worden verstuurd zodra de vervaldatum van een factuur is verstreken.
Welke software voor betalingsherinneringen is het beste?
Er zijn verschillende software-opties beschikbaar op de markt, variërend van eenvoudige tools tot uitgebreide platforms die je volledige facturatieproces automatiseren. Enkele populaire keuzes zijn:
- Debiteuren365: Deze software biedt een geautomatiseerd systeem voor het versturen van betalingsherinneringen en werkt naadloos samen met de meeste boekhoudsystemen.
- Exact Online: Een complete oplossing voor boekhouding en debiteurenbeheer. Exact Online biedt ook automatische betalingsherinneringen.
- Yuki: Yuki is een populair boekhoudplatform dat automatische betalingsherinneringen mogelijk maakt. Het systeem is vooral geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven.
Bij het kiezen van software is het belangrijk om te kijken naar functionaliteit, compatibiliteit met je huidige systemen, en de mate van automatisering die je nodig hebt. Credifin helpt je bij het kiezen en implementeren van de juiste softwareoplossing voor jouw specifieke behoeften.
Hoe je automatisering opzet
Het instellen van automatische betalingsherinneringen kan in de meeste systemen in enkele stappen worden gedaan:
- Configureren van de herinneringstijden: Je kunt instellen op welke momenten de herinneringen moeten worden verstuurd. Bijvoorbeeld, de eerste herinnering kan 7 dagen na de vervaldatum worden verstuurd, de tweede herinne
- ring 14 dagen later, enzovoorts.
- Personalisatie: Ondanks dat het proces geautomatiseerd is, kun je in de meeste systemen nog steeds de tone of voice personaliseren en ervoor zorgen dat de berichten op maat zijn gemaakt voor jouw klanten.
- Notificaties voor je team: Terwijl de herinneringen automatisch worden verstuurd, kunnen jij en je team notificaties ontvangen wanneer een herinnering is verstuurd, zodat je altijd op de hoogte blijft van de status van je facturen.
Neem contact op met onze incassospecialisten
Al sinds 2005 staat Credifin garant voor topkwaliteit incassodiensten en informatie over betalingsherinneringen.
Heb je vragen of wil je meer weten? Bel : 0203452675
Ervaringen van onze klanten
Klantbeoordelingen, zie wat onze klanten zeggen:
“Wij zitten met ons bedrijf in de fashion en willen onze focus houden op de core business. Daarom het is heel prettig om Credifin als vangnet te hebben! Zij ontzorgen ons en dankzij hen ontvangen we bijna altijd alle betalingen.” Bibian Hoyng, State-of-Brands
“Het Orthocenter met ruim 45 vestigingen is van mening dat incassobureau Credifin een goede partner is en een uitstekende dienstverlening geeft op gebied van No Cure No Pay incasso. Waardering is er voor de menselijke manier van incasseren.” Bas Molenaar, Orthocenter
“Zeer positief, goede communicatie, systeem is gebruikersvriendelijk zodat je snel de status van een dossier kunt inzien.” Eltje de Graaf, Mea Fysio“
Wij staan klaar om je te helpen!
Om de financiële gezondheid van je bedrijf te waarborgen, is het van cruciaal belang dat betalingsherinneringen tijdig en effectief worden verzonden. Door goede klantrelaties, duidelijke betalingsvoorwaarden en efficiënte processen te hanteren, helpen we je het aantal betalingsachterstanden te beperken en een gezonde cashflow te behouden.
Maar laat je niet misleiden: er kunnen zich altijd situaties voordoen waarin je te maken krijgt met hardnekkige wanbetalers. In dergelijke gevallen bieden wij bij Credifin als incassobureau de noodzakelijke hulp. Onze experts garanderen dat je je geld ontvangt, zonder de klantrelatie te beschadigen.
Meer weten?
Heb je nog vragen aan onze incassospecialist Jesse over Betalingsherinnering?
Vrijblijvend advies
Heb je vragen of wil je meer inzicht in dit onderwerp? Aarzel niet en regel meteen een GRATIS adviesgesprek. Je kunt ook direct onze specialisten bellen op 020-3452675.
"*" geeft vereiste velden aan
